ORGANIZACIJA VREMENA

Organizacija vremena

Trku sa vremenom još niko nije dobio. Mala je verovatnoća da ćeš sve svoje obaveze uspeti rešiti na vreme, bez odlaganja i redukcije dnevnih planova. Trik postizanja svega što želiš nije uvek da uradiš sve, već da uradiš ono što je važno. Biti produktivna znači znati kako da koristiš svoje vreme najracionalnije. To isključuje “spavanje na poslu” i provođenje celog dana u kancelariji. Biti produktivna znači racionalizovati plan, organizovati obaveze tako da sve dočeka svoj red. Svako ima svoje trikove kako postiže dnevne obaveze i ne mora značiti da svakom prija isti metod upravljanja vremenom. Neki od mogućih rešenja:

1. Počni sa najzahtevnijom stavkom u prioritetima

Odredi prioritet: Određivanje prioriteta je preduslov za adekvatno korišćenje vremena. Ljudi često daju prednost onome što je hitno, a ne onome što je važno. Ukoliko se to dogodi i tebi, zapitaj se: „Da li me to vodi mom cilju”? Ukoliko to jeste slučaj onda znaš da pred sobom imaš obavezu koja jeste važna. Ono što treba da imaš na umu je da je hitno retko važno, a važno je retko hitno. A najbitnije je ono što je i važno i hitno. U tom smislu određivanje prioriteta se nekada svodi na obaveze koje nećeš uraditi, više nego na one koje hoćeš, jer prioriteta ima malo, a sporednih stvari mnogo više. Takođe je potrebno da sagledaš koje posledice te čekaju ako uradiš ili ne uradiš određeni zadatak.

Počni sa najzahtevnijom stavkom i drži fokus: Postaraj se da prvo mesto zauzima problem koji predstavlja tvoju najveću brigu. Kada to rešiš sve ostale će ti delovati manje problematične i zabavnije, što će te dodatno motivisati da budeš produktivnija. Jutarnji časovi su, uglavnom, najpogodniji za obavljanje kompleksnih zadataka. Razlog tome je što je tvoja energija i koncentracija tada na “uzlaznoj putanji” i to znači da ćeš prioritete nakvalitetnije odrađivati. U tom smislu, potrebno je i da umeš da se fokusiraš na stvar koju radiš, kad god je to moguće i kada su u pitanju zahtevne stvari. Ako samo “skačeš” sa jedne na drugu obavezu a bez da si prethodnu završila kako treba, na kraju ćeš imati mnogo započetih a malo završenih obaveza i dosta uludo utrošenog vremena.

2. Analiziraj i zapisuj svoje obaveze

Koristi planer ili rokovnik: Na taj način nećeš morati da pamtiš, tačno ćeš znati šta se i koliko od tebe očekuje u kom trenutku. Dan ćeš lakše prilagoditi svojoj energiji i sopstvenim mogućnostima, kako bi bila što produktivnija. Ovom metodom ćeš, takođe, saznati koliko tvoje vreme vredi, tj. koji zadatak koliko vremena zahteva i koje zadatke treba da izbegavaš, odbaciš ili odložiš. Mnogi ljudi smatraju da im je dovoljno da koriste papiriće kao podsetnike, međutim budi sigurna da to radi posao jedino dok nemaš veliki obim posla ili ako obavljaš jednostavnije aktivnosti ili samo jednu – dve vrste aktivnosti. Ali kada stvari postanu kompleksne i ritam rada brz i zahtevan, papirići više neće biti dovoljni.


Analiziraj spisak svojih obaveza: Kako bi znala koliko obaveza možeš da odradiš u, najčešće, 8 radnih sati, treba da analiziraš svoje planove. Napravi listu “za uraditi” i ispiši sve što si tog dana planirala da uradiš. Ovakav način rada će te sprečiti da zaboraviš ili previdiš neku aktivnost. Kada si sve popisala, od te liste napravi spisak obaveza po prioritetu. Važno je da znaš da to nije nepromenjiva lista i da na nju možeš uticati onako kako želiš, jer postoje okolnosti pod kojima će ona morati da se menja i revidira. I na kraju – kontroliši samu sebe. Dakle, proveravaj po svom spisku svaki dan da li si uradila sve što si planirala i ako nisi – zašto to nisi uradila. Naravno, tu neurađenu stvaku nadalje ne treba izgubiti iz vida nego je prebaci za sutra ili neki drugi dan kada smatraš da je odgovarajuće. U tom smislu je bitno da analiziraš gde ti je otišlo vreme u toku dana – da li si na nešto potrošila više vremena nego što je realno potrebno (i odmah se zapitaj zašto), da li neke poslove možeš da uradiš brže nego što si prvobitno mislila, da li si neko vreme uludo izgubila ne znajući odakle da kreneš i sl. I sva ta saznanja primeni odmah već na sutrašnji plan vremena. Takođe, ako nisi sigurna gde ti odlazi vreme, testa radi možeš nedelju ili dve nedelje da na svakih pola sata zapisuješ šta si radila u tom periodu. Na kraju kada sumiraš gde ti koliko vremena odlazi u toku radnog dana, možeš dobiti veoma korisne informacije.

3. Rezerviši deo vremena samo za sebe

Kontroliši sadržaje koji ti odvlače pažnju: Ukoliko je tvoj posao vezan za mejlove ili nešto tome slično, ne dozvoli da te svaki novopridošli mejl odvuče od posla koji trenutno obavljaš. Uglavnom ništa nije toliko hitno da zahteva tvoju momentalnu pažnju. Naravno ne treba biti isključiv, postoje neplanske stvari koje te mogu prekinuti i kojima treba odmah da se pozabaviš, ali to nikako nisu sve stvari. Fejsbuk, Instagram i slični sadržaji, takođe, mogu da budu ubice organizacije i koncepta neprekinute pažnje. Eliminacija ovakvih sadržaja u toku radnog vremena može mnogo da ti pomogne. Ukoliko uspeš neprekinuto da obaviš neki zadatak, on će biti brže gotov i bolje urađen.

Upadice, telefoniranje i kolege…Tokom dana, čak i kada sve isplaniramo, desiće se nešto neplanski. Zbog toga je neophodno da u svojim vremenskim planovima imaš i sat – dva praznog hoda u koji će da upadnu sve aktivnosti koje nisi mogla da unapred predvidiš. Npr. kolega koji ima problem sa nekim svojim projektom će doći da tebe zamoli za pomoć. Druga ideja je da će telefon da zazvoni, a sa druge strane žice će biti osoba kojoj je potrebno detaljno pojašnjenje neke tvoje usluge. Poenta je da ti to ne možeš da izbegneš, ali možeš da se organizuješ tako da ti to ne predstavlja veliki problem. Pokušaj da staviš ljudima do znanja da je potrebno da cene tvoje vreme i da npr. određenog dana kada si u velilkoj gužvi dolaze posle određenog vremena (na primer, posle 13h) ili da ti manje bitne stvari javljaju mejlom a ne da te prekidaju telefonom ili uživo i sl. Telefonske razgovore možeš smanjiti onoliko koliko ti to posao dozvoljava. Stvar je u tome da stvari nikada neće biti savršene, ali ne moraju biti potpuno haotične i nasumične… Planiraj svoje vreme i upravljaj njim – ne dozvoli da ono upravlja tobom!

 

Multitasking i maksimalno iskorišćenje vremena: Iako je za obavljanje nekih aktivnosti neophodno da na njih budeš fokusirana i posvetiš im svu svoju pažnju i energiju, postoje i oni koje možete rešavati nekoliko u isto vreme. Dakle, multitasking je mogućnost efektivnog rešavanja nekoliko problemskih situacija u isto vreme. Neretko smo u situaciji da nam se nagomila nekoliko sitnica i nikako da ih uradimo. U takvoj situaciji možeš da radiš nekoliko stvari odjednom i tako raščistiš svoj raspored. Primer takve situacije je da, ukoliko ti je potrebna povratna informacija od kolege ili čekaš da ti se neki projekat odobri, ne radi to skrštenih ruku. U tim pukotinama slobodnog vremena obavi sve one sitne stavke koje ti, ukoliko se nagomilaju, mogu oduzeti mnogo vremena.

Nije uvek lako uraditi ono što znamo da je najbolje za nas. Pogotovo ako to znači da kolegama sa kojim sarađujemo i od kojih u brojnim situacijama zavisimo, moramo reći ne. Ali ako to znači da ćemo kao tim biti bolji i produktivniji u onome što radimo, samim tim imaćemo i više vremena da se posvetimo ljudima koji su nam porodica, prijatelji pa i nama samima.

Leave a Comment

Your email address will not be published.

ten − 4 =